⑴ 關於產品樣品和宣傳物料管理制度
樣品管理制度
一、 目的
為加強公司對樣品領用的治理，規范和約束樣品的領用工作，制定本制度。
二、適用范圍
本制度規定了樣品發放的一般程序，及詳細領用樣品所必須履行的手續。本標准適用於樣品灌裝和領用的全體人員。
三、職責
1、銷售總監負責大樣品發樣的審批工作；
2、區域經理負責樣品發樣的審批及大樣的初審；
3、業務代表/部門對所領用樣品及所造成的後果負責；
4、銷售管理部負責樣品發樣的日常管理工作
5、儲運部負責樣品的灌注和發送
四、管理要求
1、凡是要求領用樣品的人員/部門，必須向銷售管理部申領並填寫《樣品需求單》。
2、必須註明所需樣品的單位名稱、接收部門、接收人等。
3、寫明所需樣品的型號、數量、填單人的簽名（如遇業務代表或工程師出差在外，應由銷售內勤填單，並代簽名）、日期等。
4、自帶樣品也需填寫。
5、對於新建業務的單位，需提供該客戶的詳細資料。
（1）基本資料：單位名稱、地址、郵政編碼、電話、傳真、電子信箱、聯系人、部門、職務等；
（2）客戶介紹：公司簡介、主營業務、品牌產品、銷售規模、發展方向等；
（3）產品分析：客戶目前香精的使用情況、新產品開發的動向、該樣品對於客戶的前景預期等；
（4）其他：如客戶的配合程度、需求的緊迫性、客情關系描述等。
6、新產品發樣
（1）第一次發放樣必須憑總工程師簽發的產品開發單，由銷管部登記（開發人、產品型號、品質、發樣日期）後，才可發樣。
（2）需限制發樣的新產品，憑總經理簽字的書面工作聯系單辦理。
7、審批
（1）樣品凈含量需要30g/瓶裝或需要一個樣品灌裝100g（不含100g）以上者，需報經銷售總監批准。
（2）新產品需要發樣品，先填寫新樣品發樣單，報區域經理初審，報銷售總監批准。
8、灌注和發送
（1）儲運部樣品間工作人員負責樣品的灌注(一個工作日完成，如需延長時間，向銷管部申請確認)，並協助發樣。
（2）根據《樣品需求單》灌樣，並注重查看產品批號和品質。樣品品質須符合質量要求，標簽列印准確、粘貼整齊。
（3）協助銷售管理部做好樣品的發放工作（隨貨或快寄）。並將樣品清單放入樣品箱內。
（4）天天將當日所灌裝的樣品分單位輸入電腦，供銷售管理部進行統計、分析。
9、日常管理
（1）新產品、100g以上的大樣以及客戶試驗性樣品，原領用樣品的人員（部門）須每周反饋一次信息給銷售管理部，直至得到客戶使用結果為止。
（2）樣品間工作人員要保持樣桶整齊、存放有序
（3）任何人不得私自進入樣品灌裝間灌取樣品或列印樣品標簽。
（4）領用樣品的人員（部門）未能按照上述規定執行的，儲運部樣品間及銷售管理部有權拒絕灌樣和發樣。
（5）已進入公司淘汰產品目錄的產品，一律不得發樣，樣品間工作人員應及時將樣桶從貨架上清離。
（6）樣品重新生產，由車間領用人員登記簽字。返還樣品間做樣品用時，須進行錄入登記。
（7）樣品間工作人員如發現樣品質量變異，可先提請檢驗室檢驗，如確定變異，則須填寫報損表，報生產副總審批。
⑵ 資料管理制度
轉載。供參考。公司檔案資料管理制度
一、 文書檔案歸檔制度
1. 各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。
2. 各部門形成的文件、材料由兼職檔案員（各部門內勤）收集、審定、整理、立卷。
3. 歸檔的文件材料應齊全、完整、准確可靠（文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復）無缺頁、破損現象。
4. 下發文件不僅要在硬碟、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。
5. 凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。
6. 重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。
7. 機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。
二、 專職檔案工作人員崗位責任制
1. 認真學習專業知識，貫徹執行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠於職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規章制度。
2. 負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質量和工作質量符合「規范」要求。
3. 負責公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。
4. 負責檔案庫房各項制度的落實。
5. 積極提供檔案的利用，充分發揮檔案利用效果，認真總結經驗，為領導決策和機關各項工作提供優質服務。
三、兼職檔案工作人員崗位責任制
1. 各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2. 兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。
3. 兼職檔案員應於次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。
4. 嚴格執行各項檔案管理制度。
5. 接受本公司專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識，不斷提高業務水平。
四、部門立卷制度
1. 凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。
2. 各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。
3. 兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質量。
五、檔案保管制度
1. 各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。
2. 按照檔案管理有關規定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。
3. 檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。
4. 庫房要保持清潔衛生，溫度要經常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現象發生。
5. 檔案庫房內做到「八防」即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。
6. 庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電筒照明，不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。
六、檔案保密規則
1. 檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。
2. 凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批准並在指定時間內歸還檔案室。
3. 查閱檔案時，不得翻閱與查閱內容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。
4. 本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。
5. 對於違反保密規定，泄露國家公司機密或造成一定後果者要依據《保密法》的規定，嚴肅處理並追究其責任。
七、檔案借閱制度
1. 借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續。
2. 凡借閱檔案，需經主管領導批准。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意後，方可辦理借閱手續，並在借閱期限內按時歸還。
3. 借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。
4. 借閱人員未經領導批准，不得復印、抄寫檔案資料。
5. 檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。
6. 一旦發現檔案材料在借閱過程中被拆、塗抹或缺失等毀損現象，要及時向主管領導匯報，並追究有關人員的責任。
八、 其他
解釋權歸公司行政人事部。