⑴ 关于产品样品和宣传物料管理制度
样品管理制度
一、 目的
为加强公司对样品领用的治理，规范和约束样品的领用工作，制定本制度。
二、适用范围
本制度规定了样品发放的一般程序，及详细领用样品所必须履行的手续。本标准适用于样品灌装和领用的全体人员。
三、职责
1、销售总监负责大样品发样的审批工作；
2、区域经理负责样品发样的审批及大样的初审；
3、业务代表/部门对所领用样品及所造成的后果负责；
4、销售管理部负责样品发样的日常管理工作
5、储运部负责样品的灌注和发送
四、管理要求
1、凡是要求领用样品的人员/部门，必须向销售管理部申领并填写《样品需求单》。
2、必须注明所需样品的单位名称、接收部门、接收人等。
3、写明所需样品的型号、数量、填单人的签名（如遇业务代表或工程师出差在外，应由销售内勤填单，并代签名）、日期等。
4、自带样品也需填写。
5、对于新建业务的单位，需提供该客户的详细资料。
（1）基本资料：单位名称、地址、邮政编码、电话、传真、电子信箱、联系人、部门、职务等；
（2）客户介绍：公司简介、主营业务、品牌产品、销售规模、发展方向等；
（3）产品分析：客户目前香精的使用情况、新产品开发的动向、该样品对于客户的前景预期等；
（4）其他：如客户的配合程度、需求的紧迫性、客情关系描述等。
6、新产品发样
（1）第一次发放样必须凭总工程师签发的产品开发单，由销管部登记（开发人、产品型号、品质、发样日期）后，才可发样。
（2）需限制发样的新产品，凭总经理签字的书面工作联系单办理。
7、审批
（1）样品净含量需要30g/瓶装或需要一个样品灌装100g（不含100g）以上者，需报经销售总监批准。
（2）新产品需要发样品，先填写新样品发样单，报区域经理初审，报销售总监批准。
8、灌注和发送
（1）储运部样品间工作人员负责样品的灌注(一个工作日完成，如需延长时间，向销管部申请确认)，并协助发样。
（2）根据《样品需求单》灌样，并注重查看产品批号和品质。样品品质须符合质量要求，标签打印准确、粘贴整齐。
（3）协助销售管理部做好样品的发放工作（随货或快寄）。并将样品清单放入样品箱内。
（4）天天将当日所灌装的样品分单位输入电脑，供销售管理部进行统计、分析。
9、日常管理
（1）新产品、100g以上的大样以及客户试验性样品，原领用样品的人员（部门）须每周反馈一次信息给销售管理部，直至得到客户使用结果为止。
（2）样品间工作人员要保持样桶整齐、存放有序
（3）任何人不得私自进入样品灌装间灌取样品或打印样品标签。
（4）领用样品的人员（部门）未能按照上述规定执行的，储运部样品间及销售管理部有权拒绝灌样和发样。
（5）已进入公司淘汰产品目录的产品，一律不得发样，样品间工作人员应及时将样桶从货架上清离。
（6）样品重新生产，由车间领用人员登记签字。返还样品间做样品用时，须进行录入登记。
（7）样品间工作人员如发现样品质量变异，可先提请检验室检验，如确定变异，则须填写报损表，报生产副总审批。
⑵ 资料管理制度
转载。供参考。公司档案资料管理制度
一、 文书档案归档制度
1. 各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。
2. 各部门形成的文件、材料由兼职档案员（各部门内勤）收集、审定、整理、立卷。
3. 归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠（文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复）无缺页、破损现象。
4. 下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。
5. 凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。
6. 重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。
7. 机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。
二、 专职档案工作人员岗位责任制
1. 认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。
2. 负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。
3. 负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。
4. 负责档案库房各项制度的落实。
5. 积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。
三、兼职档案工作人员岗位责任制
1. 各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。
2. 兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。
3. 兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。
4. 严格执行各项档案管理制度。
5. 接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。
四、部门立卷制度
1. 凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。
2. 各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。
3. 兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。
五、档案保管制度
1. 各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。
2. 按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。
3. 档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。
4. 库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在14—24℃，相对湿度要保持在45—60%，防止危害档案的现象发生。
5. 档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。
6. 库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。
7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。
六、档案保密规则
1. 档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。
2. 凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。
3. 查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。
4. 本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。
5. 对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定，严肃处理并追究其责任。
七、档案借阅制度
1. 借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。
2. 凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。
3. 借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。
4. 借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。
5. 档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。
6. 一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。
八、 其他
解释权归公司行政人事部。